Lors de chaque message, il existe un rythme, une forme et un mode de diffusion à adapter à la communication mise en place. Cette méthode est facile à mémoriser avec le moyen mémo technique : RFM (Rythme, Forme, Mode)
Nous avons précédemment vu les différents rythmes existant, si vous n’avez pas encore vu cette étape c’est ici.
Aujourd’hui nous allons vous expliquez les différentes formes possibles lors de vos communications.
Quelles sont les différentes formes des messages ?
La forme du message correspond à la manière dont le message est présenté aux destinataires. La forme se divise tout comme le rythme en 2 catégories. Ces catégories vont vous permettre d’adopter une posture et une stature adaptée au conducteur du message mais également aux destinataires.
La première forme que peut revêtir le message est une communication formelle, comme son nom l’indique il s’agit de messages que nous allons communiquer dans un cadre officiel.
La deuxième forme que peut prendre le message est informelle, dans ce cas il s’agit d’information distribuée de manière plus légère.
Les messages formels
La première tournure que peut prendre votre communication est une allure formelle. Autrement dit, elle se situe dans un cadre que l’on peut qualifier d’officiel.
Il va par exemple s’agir de communication liée à une réunion trimestrielle ou bien tout autre événement professionnel.
Le formel est essentiel en entreprise, il constitue une coutume parce qu’il permet de consolider le côté professionnel et met en avant la dimension importante du message transmis.
Ci-dessous une illustration vous permettant de comprendre à quel moment utiliser ou non un message formel
Les messages informels
Lorsqu’il s’agit d’employer une tournure informelle, il est question d’une communication diffusée de manière plus légère voir officieuse.
Les messages informels sont le plus souvent relié aux échanges qui existent autour de la machine à café ou bien en salle de pause, la communication informelle s’agence naturellement mais peut être le point de départ de tensions internes, particulièrement lorsque plusieurs niveaux hiérarchiques sont impliqués.
Par exemple, mettre en place de l’informel entre les membres du Comité de Direction ou bien au sein des équipes administratives, est une chose fréquente et sans réel danger pour l’organisation cependant la difficulté peut survenir quand l’informel se met en place entre un manager et un membre de l’équipe.
En effet de la jalousie pourrait alors s’installer auprès des collègues du membre de l’équipe et l’ambiance interne se verrait alors dégradée.
Il faut donc être vigilant lorsque l’on emploi le mode informel car s’il s’agit de communications Stratégique ou Règlementaire, le mode formel pourrait entrainer un aspect confidentiel qui est souvent un prémices à la création de rumeurs internes.
Nous avons donc vu ensemble les 2 données correspondant à la forme de la formule RFM, ces deux notions sont les aspect formel et informel que peuvent prendre vos communications. Comme nous l’avons vu ces tournures sont à utiliser à bon escient afin qu’elles soient en accord avec votre communication.
Lors de nos prochains articles nous développerons la dernière partie de la formule RFM, à savoir le mode du message, afin de ne pas rater cet article et être averti de la parution des prochains articles, c’est ici.